Beitragsrechnungen mit unterschiedlichen Fälligkeiten

[chrortmann]

Unsere Mitglieder bekommen Mitgliederechnungen je nach Gruppe halbjährlich oder jährlich. Dabei wird die Rechnung turnusmäßig auch immer je nach Eintritt in den Verein gelegt, also zu beliebigen Zeitpunkten im Jahr. In meiner jetzigen Vereinsverwaltung bin ich es gewohnt gewesen, in der Karteikarte des Mitglieds entsprechend die Fälligkeiten und die Art von Beiträgen mit zu hinterlegen und die Software zeigt mir dann in den Finanzen bei den anstehenden Rechnungen alle Mitglieder an, die jetzt fällig sind. 

Wie lassen sich denn in ClubDesk regelmäßige Beitragsläufe realisieren?
Ich habe mir schon die Videos alle angeschaut und auch selber probiert, komme aber auf keine probate Lösung. Mir fehlt auch die Hinterlegung bei Beiträgen, ob die quartalsweise, halbjährlich oder jährlich berechnet werden sollen.

[npolomski]

Moin chrortmann,

da lag ein Focus des "alten Programms" sicher stark auf dem Beitragseinzug.

Fraglich ist für mich, ob dieser Luxus notwendig ist oder ob er die ganze Abwicklung nicht ziemlich kompliziert macht.

Ich befürchte, eine schlanke Lösung nach dem Motto "wie im alten Programm, so auch in Clubdesk" wird es nicht geben. Aber letztlich haben ja viele Vereine ähnliche Herausforderungen: Zahlungsart wahlweise monatlich, quartalsweise oder jährlich, Mitglieder, die sich erdreisten, nicht zum 01.01. einzutreten 😉

Was mache ich für unseren Verein, wobei wir nur quartalsweise und jährliche Zahlung haben:
Es gibt zwei Felder Mitgliedsbeitrag: Jahresbeitrag und Quartalsbeitrag. Eine Rechnung mit dem Jahresbeitrag wird nur Anfang des Jahres geschrieben, die Quartalsrechnungen eben vier Mal im Jahr. Das System zieht sich den jeweils richtigen Wert. Wenn das Feld nicht gefüllt ist, wird auch keine Rechnung erstellt.
Wer zwischendrin eintritt, bekommt eine Rechnung für den "Rumpfzeitraum", die ich manuell erstelle und den Wert entsprechend ausrechnen. Und wenn ich ganz ehrlich bin, lasse ich sogar die Rechnung weg und mache einfach ohne Clubdesk einen SEPA-Einzug über den errechneten Betrag.

Aus meiner Sicht muss man nicht über jedes Stöckchen springen, das einem hingehalten wird. Oder anders ausgedrückt: Man kann die Einführung eines neuen Programms auch dazu nutzen, Prozesse zu vereinfachen. Das Argument "Tut mir leid, geht mit dem neuen Programm nicht, aber sonst ist es echt super und erleichtert uns das Leben." muss nicht immer stimmen, ist aber ziemlich überzeugend.

Schöne Grüße
Nils

[chrortmann]

vor 12 Stunden schrieb npolomski:

Moin chrortmann,

da lag ein Focus des "alten Programms" sicher stark auf dem Beitragseinzug.

Fraglich ist für mich, ob dieser Luxus notwendig ist oder ob er die ganze Abwicklung nicht ziemlich kompliziert macht.

Ich befürchte, eine schlanke Lösung nach dem Motto "wie im alten Programm, so auch in Clubdesk" wird es nicht geben. Aber letztlich haben ja viele Vereine ähnliche Herausforderungen: Zahlungsart wahlweise monatlich, quartalsweise oder jährlich, Mitglieder, die sich erdreisten, nicht zum 01.01. einzutreten 😉

Was mache ich für unseren Verein, wobei wir nur quartalsweise und jährliche Zahlung haben:
Es gibt zwei Felder Mitgliedsbeitrag: Jahresbeitrag und Quartalsbeitrag. Eine Rechnung mit dem Jahresbeitrag wird nur Anfang des Jahres geschrieben, die Quartalsrechnungen eben vier Mal im Jahr. Das System zieht sich den jeweils richtigen Wert. Wenn das Feld nicht gefüllt ist, wird auch keine Rechnung erstellt.
Wer zwischendrin eintritt, bekommt eine Rechnung für den "Rumpfzeitraum", die ich manuell erstelle und den Wert entsprechend ausrechnen. Und wenn ich ganz ehrlich bin, lasse ich sogar die Rechnung weg und mache einfach ohne Clubdesk einen SEPA-Einzug über den errechneten Betrag.

Aus meiner Sicht muss man nicht über jedes Stöckchen springen, das einem hingehalten wird. Oder anders ausgedrückt: Man kann die Einführung eines neuen Programms auch dazu nutzen, Prozesse zu vereinfachen. Das Argument "Tut mir leid, geht mit dem neuen Programm nicht, aber sonst ist es echt super und erleichtert uns das Leben." muss nicht immer stimmen, ist aber ziemlich überzeugend.

Schöne Grüße
Nils

 

[chrortmann]

vor 12 Stunden schrieb npolomski:

Moin chrortmann,

da lag ein Focus des "alten Programms" sicher stark auf dem Beitragseinzug.

Fraglich ist für mich, ob dieser Luxus notwendig ist oder ob er die ganze Abwicklung nicht ziemlich kompliziert macht.

Ich befürchte, eine schlanke Lösung nach dem Motto "wie im alten Programm, so auch in Clubdesk" wird es nicht geben. Aber letztlich haben ja viele Vereine ähnliche Herausforderungen: Zahlungsart wahlweise monatlich, quartalsweise oder jährlich, Mitglieder, die sich erdreisten, nicht zum 01.01. einzutreten 😉

Was mache ich für unseren Verein, wobei wir nur quartalsweise und jährliche Zahlung haben:
Es gibt zwei Felder Mitgliedsbeitrag: Jahresbeitrag und Quartalsbeitrag. Eine Rechnung mit dem Jahresbeitrag wird nur Anfang des Jahres geschrieben, die Quartalsrechnungen eben vier Mal im Jahr. Das System zieht sich den jeweils richtigen Wert. Wenn das Feld nicht gefüllt ist, wird auch keine Rechnung erstellt.
Wer zwischendrin eintritt, bekommt eine Rechnung für den "Rumpfzeitraum", die ich manuell erstelle und den Wert entsprechend ausrechnen. Und wenn ich ganz ehrlich bin, lasse ich sogar die Rechnung weg und mache einfach ohne Clubdesk einen SEPA-Einzug über den errechneten Betrag.

Aus meiner Sicht muss man nicht über jedes Stöckchen springen, das einem hingehalten wird. Oder anders ausgedrückt: Man kann die Einführung eines neuen Programms auch dazu nutzen, Prozesse zu vereinfachen. Das Argument "Tut mir leid, geht mit dem neuen Programm nicht, aber sonst ist es echt super und erleichtert uns das Leben." muss nicht immer stimmen, ist aber ziemlich überzeugend.

Schöne Grüße
Nils

Naja der Beitragseinzug ist sicher keine Spezialität aber letztlich einer der Hauptgründe, wozu ich eine solche Software benutze.

Sinnvollerweise sollte eine Vereinsverwaltung ja in der Lage sein, Beiträge automatisch auszulösen und abzurechnen. Neben den wirklich hervorragenden Individualisierungen in ClubDesk ist das leider ein Punkt der mir nach meiner Evaluierung so gar nicht gefällt. 
Es sollte doch am Ende einen Beitragslauf geben, indem ich fälligen Mitgliedern eine Rechnung schicken kann bzw. eine Lastschrift auslösen kann oder? Dazu gehört prinzipiell auch, dass Beiträge in unterschiedlichem Turnus und zu x-beliebigen Punkten im Jahr gelegt werden können müssen. 
Ich glaube so ist ClubDesk leider doch keine sinnvolle Alternative zu meinem jetzigen WISO MeinVerein, dass offen gestanden bis auf den Beitragseinzug derart krude und verbuggt ist, dass ich eigentlich davon weg will. 

Bearbeitet 18. Juni von chrortmann

[npolomski]

Moin chrotmann,

falls Du Lust hast, nur für mein Verständnis und weil ich ein neugieriger Mensch bin:
Wie läuft es denn in WISO MeinVerein automatisch? Ich gehe mal davon aus, dass es nicht vollautomatisch ist, also immer noch jemand auf den Knopf "Beitragslauf" drückt. Gibt man dann ein, von welchem und bis zu welchem Fälligkeitsdatum die Beiträge eingezogen werden sollen? Und für jedes Fälligkeitsdatum entsteht eine SEPA-Datei bzw. WISO kommuniziert direkt mit der Bank?

Schöne Grüße
Nils

[Hans-Ruedi Ruprecht]

Wenn schon weg von einer verkorksten Lösung, warum dann nicht die Gelegenheit nutzen und die Rechnungstellung wesentlich vereinfachen zB. mit wesentlich weniger Varianten?

[chrortmann]

vor 5 Stunden schrieb npolomski:

Moin chrotmann,

falls Du Lust hast, nur für mein Verständnis und weil ich ein neugieriger Mensch bin:
Wie läuft es denn in WISO MeinVerein automatisch? Ich gehe mal davon aus, dass es nicht vollautomatisch ist, also immer noch jemand auf den Knopf "Beitragslauf" drückt. Gibt man dann ein, von welchem und bis zu welchem Fälligkeitsdatum die Beiträge eingezogen werden sollen? Und für jedes Fälligkeitsdatum entsteht eine SEPA-Datei bzw. WISO kommuniziert direkt mit der Bank?

Schöne Grüße
Nils

Ich finde das eigentlich gut gelöst. Einerseits kann man unter Beiträge verschiedene Beitragssätze mit den entsprechenden Turnuszyklen definieren (also zb. Beitrag Verein mit 36 EUR jährlich). Dann geht man in den Datensatz des Mitglieds und definiert dort, welcher Beitrag gezogen werden soll. Können prinzipiell natürlich auch mehrere sein, wenn es verschieden Sparten betrifft mit wie in unserem Fall verschiedenem Turnus. 
Dann wird die erste und bei Bedarf letzte Fälligkeit definiert im Mitglied. 

Unter Beitragslauf tauchen dann alle Datensätze automatisch auf, die aktuell fällig zum heutigen Tag sind. Alternativ auch zukünftige. 
das Ausführen ist dann nur ein Mausklick. Je nachdem ob dann Lastschrift oder Rechnung bekommt das Mitglied eine passende Mail mit PDF im Anhang zur Lastschriftankündigung oder zur Aufforderung zum Überweisen. 
Was MeinVerein halt auch kann, ist PSD2 und das einbinden der Bank. Lastschriften werden also vollautomatisch eingesteuert und auch der erfolgreiche Einzug verbucht, wenn das Geld da ist. Genauso mit Rechnungen. Sofern im Verwendungszweck die Rechnungsnummer steht verbucht sich das automatisch als Eingang. 
Soweit die Vorteile bei MeinVerein. Leider sind die anderen Ebenen teils grottenschlecht technisch umgesetzt.

[chrortmann]

vor 4 Stunden schrieb Hans-Ruedi Ruprecht:

Wenn schon weg von einer verkorksten Lösung, warum dann nicht die Gelegenheit nutzen und die Rechnungstellung wesentlich vereinfachen zB. mit wesentlich weniger Varianten?

Nunja, der Verein hat eine Satzung und wir nehmen zu jedem Zeitpunkt im Jahr Mitglieder auf. Demzufolge werden sie halt auch abgerechnet. Mir wäre es einfacher sicher auch lieber, nur so einfach ist es leider nicht.