Spendebescheinigungen erstellen

[Gast Phyllis Schoenholzer]

Spendebescheinigungen können Sie in ClubDesk leider vorerst nur mit einem Workaround handhaben. Wir werden uns jedoch in der Zukunft mit diesem Thema ernsthaft beschäftigen und eine Lösung anbieten.

 

Beim Workaround würden Sie wie folgt vorgehen:

 

- Erstellen Sie in den "Einstellungen" (Zahnrad oben rechts) in "Kontakt-Zusatzfelder" zwei Felder zum Beispiel mit den Bezeichnungen "Spendebetrag" und "Valuta" oder "bezahlt am".

 

- Im Modul "Finanzen" und darin in "Buchhaltung" sortieren Sie in der Listenansicht die Buchungen nach dem Konto, worauf Sie die Spenden verbucht haben.

 

- Markieren Sie die Buchungen und klicken Sie auf "Export".

 

- In der exportieren Datei müssten Sie folgende Anpassungen tätigen:

1. Löschen Sie alle Spalten mit Ausnahme des Buchungstextes (Vor-und Nachname), dem Betrag und dem Valuta Datum.

2. Teilen Sie die Spalte "Buchungstext" in zwei Spalten "Vorname" und "Nachname" auf, sodass Sie für "Vorname" eine Spalte haben und für "Nachname" eine zweite.

https://www.hanseatic-business-school.com/2016/06/26/excel-tipp-8-vor-und-nachnamen-trennen/

 

- Im Modul "Kontakte und Gruppen" exportieren Sie alle Kontakte, indem Sie auf "Alle Kontakte" klicken, in der Listenansicht alle Kontakte markieren (einen Kontakt markieren, danach die Tastenkombination ctrl und A verwenden) und auf "Export" klicken.

 

- Beim Export wählen Sie im Fenster "Tabelle exportieren" die Option "Alle Spalten".

Sie finden in der exportieren Datei auf diese Weise ganz rechts eine Spalte "id". Diese Spalte beinhaltet die ID, welche ClubDesk für jeden von Ihnen registrierten Kontakt erstellt hat.

 

- Nun müssen Sie die beiden Excel Dateien "mergen".

Wichtig ist, dass Sie auf der zusammengefügten Excel Datei die Spalten "id", "Spendenbetrag" und "Valuta" zur Verfügung haben.

https://de.wikihow.com/Zwei-Excel-Tabellen-zusammenf%C3%BChren

 

- Die "gemergte" oder zusammen geführte Datei können Sie anschliessend im Modul "Kontakte und Gruppen" importieren.

Klicken Sie dafür im Modul "Kontakte und Gruppen" oben im Menü auf "Import" und wählen Sie die Datei, welche sich lokal auf Ihrem Computer befindet.

 

- Nach dem Import haben Sie die Werte "Spendebetrag" und "Valuta" im Modul "Kontakte und Gruppen" bei jedem "Spender" in den entsprechenden Kontaktfeldern zur Verfügung und können die Kontakte anhand eines dieser beiden Felder sortieren, anchliessend markieren.

 

- Klicken Sie nun oben im Menü auf "Für Kontakte" und wählen Sie darin "Textdokument erstellen".

Auf diese Weise gelangen Sie in ein Textdokument, mit welchem Sie den Serienbrief (die Spendenbescheinigungen) generieren. Die Kontakte sind bei diesem Vorgehen bereits vom Modul "Kontakte und Gruppen" ins Modul "Dokumente" für dieses Textdokument übernommen worden.

 

- Um das Textdokument mit den nötigen Platzhaltern (zum Beispiel "Spendenbetrag", "Valuta" etc.) zu versehen, wählen Sie im Menü über "Einfügen" die Option "Platzhalter einfügen".

 

Sobald Sie das Texdokument nach Ihrem Bedarf bearbeitet haben, lassen sich mit einem Klick auf "Drucken" die Spendebescheinigungen ausdrucken.