Funktionserweiterungen für das E-Mail-Modul

[Ueli]

Liebe ClubDesk-Community

Das E-Mail-Modul in der jetzigen Form lässt für unseren Verein noch einige grundlegende Funktionalitäten vermissen, welche sowohl privat als auch bei der Arbeit längst Standard sind. Das liegt vor allem daran, dass die Funktionsweise nur auf Weiterleitungen basiert womit u. a. das Einrichten eines IMAP-Kontos in den gängigen E-Mail-Programmen für PC und Smartphone nicht möglich ist. Daraus entstehen folgende Nachteile, wenn man seine eigene Domain (meinverein.ch) für E-Mails in ClubDesk verwenden möchte:

1. Nachrichten werden nur dann mit dem Absender xy@meinverein.ch versehen, wenn man sie aus ClubDesk heraus versendet.
2. Vorstandsmitglieder können aus ihrem persönlichen E-Mail-Programm für PC und Smartphone nicht mit der eigenen Vereinsadresse als Absender Nachrichten verschicken. Wohl alle Vorstandsmitglieder werden zuerst durch ihr persönliches E-Mail-Programm darauf aufmerksam gemacht, dass eine neue Nachricht auf ihre Vereinsadresse eingegangen ist. Wollen sie mit der Vereinsadresse als Absender darauf antworten, müssen sie sich zuerst in ClubDesk anmelden, was schlicht unpraktisch ist.
3. Typischerweise gewährt man in ClubDesk jedem Vorstandsmitglied Zugriff auf das E-Mail-Archiv. Dort sieht jedes Vorstandsmitglied den kompletten Mail-Verkehr von allen. Wir erwarten von einem E-Mail-Dienst mehr Privatsphäre.
4. Möchte man in ClubDesk auf eine eingegangene Nachricht Antworten, gibt es keinen «Antworten»-Button, was in jedem E-Mail-Programm Standard ist. Mittels Button «Als Kopie öffnen» kann man sich zwar eine Antwort selber zusammenbasteln, was viel zu umständlich, zeitraubend und nicht zeitgemäss ist.
5. Die Archiv-Ansicht wird bei steigender Anzahl von genutzten Vereinsadressen und Nachrichten rasch unübersichtlich. Man kann zwar die Spalten ordnen oder in Gruppen zusammenfassen, was aber umständlich ist. Es müsste wenigstens getrennte Ordner für Posteingang und Postausgang geben und auch getrennte Postfächer für die jeweiligen E-Mail-Adressen.

Zusammengefasst wünschen wir uns von ClubDesk ein E-Mail-Modul mit folgenden zusätzlichen Möglichkeiten:

1. Im Idealfall eine Integration eines vollumfänglichen Mail-Servers mit Zugriff auf Posteingang und -ausgang per IMAP von einem beliebigen E-Mail-Programm aus.
2. Wenigstens die Integration eines echten Webmails mit den üblichen Funktionen, insbesondere die Trennung von Postfächern, separate Ordner für Posteingang und -ausgang sowie ein «Antworten»-Button.

Wer von euch würde diese Funktionserweiterungen ebenfalls nützlich finden? Mit einem Eintrag im Wunschformular (https://www.clubdesk.com/wuensche-und-anregungen) könnt ihr direkt beeinflussen, mit welcher Dringlichkeit das Entwicklerteam eine Verbesserung angeht. Gerne könnt ihr einfach meinen Text kopieren und im Wunschformular einfügen.

Vielen Dank für eure Unterstützung und beste Grüsse
Ueli

[Jürg Scheidegger]

Hallo Ueli,

Für mich ist vor allem 4. der Antworten Button sehr wichtig. Mit der neuen Handy-Integration kann ich rasch in ClubDesk einloggen und Mails beantworten.

Was ich sehr vermisse, sind personalisierte Mails. Wir versenden die Newsletter jeweils mit Clubdesk, da wir die Mitglieder-Mails nicht z.B. an MailChimp ausgeben wollen. Diesen Wunsch habe ich schon platziert.

Gruss

Jürg

[Ueli]

Hoi Jürg

Besten Dank für deine Zustimmung für den «Antworten»-Button und deinen zusätzlichen Funktionswunsch. Personalisierte Mails, bzw. ein Newsletter-Modul wäre tatsächlich auch noch eine nützliche Erweiterung. Das wurde bereits schon mehrfach im Forum gewünscht.

Wir Nutzer/Kunden von ClubDesk müssten wohl aber dazu bereit sein, für grössere oder komplexere Erweiterungen auch mehr zu bezahlen. Dazu könnten die Verantwortlichen bestimmt ein lukratives Preismodell ausarbeiten, damit es auch weiterhin eine preiswerte Version geben wird. Ich könnte mir z. B. vorstellen, dass gewisse Funktionen in den teureren Abos integriert werden oder dass man sie als separate Option dazubuchen kann.

Aufgrund der jetzigen Form des E-Mail-Moduls haben wir zurzeit noch ein externes Mail-Server-Abo für unsere Vereinsadressen, das auch kostet und Nachteile mit sich bringt. Versendet der Kassier aus ClubDesk automatisiert die Mitgliederrechnungen, dann ist der Absender z. B. finanzen@meinverein.clubdesk.com. Das funktioniert zwar tadellos, doch es bleibt störend ohne die eigene Domain. Mit den gewünschten Funktionserweiterungen fürs E-Mail-Modul käme ClubDesk der perfekten All-in-one-Lösung ‒ die es ja sein möchte ‒ ein gutes Stück näher.

Beste Grüsse

Ueli

[Ambrosius]

Hoi Ueli

Der fehlende Antwort Button hat mich auch schon gestört.

Mir fehlt die E-Mail Mailbox Integration nicht. Da gibts schon viele Angebote anderweitig (Hostpoint, Outlook.com, Gmail ...), die durchaus preiswert sind.

Da sähe ich lieber personalisierte E-Mails an Empfängergruppen so ähnlich wie z.B. Mailchimp und Co. Mit dem Bonus, dass man z.B. personalisierte Terminlisten aus dem Kalender integrieren könnte.

Aber hier gibt es wohl ganz viele Vorstellungen, was gut wäre. 🙂

Gruss

Thomas

[Valentin Schär]

Hallo zusammen,

Das Thema mit Platzhaltern in E-Mails wird immer wieder diskutiert, gern verlinke ich euch ein Statement von uns, wo wir hier die Schwierigkeiten sehen, aber auch warum es wichtig ist, diesen Wunsch weiterhin in unserer Wunschliste zu platzieren:

 

Bearbeitet 22. Mai 2023 von Valentin Schär

[Ambrosius]

Die Wunschliste fühlt sich immer ein wenig an, wie wenn man nach /dev/null schreibt. Selbst wenn dann Dinge umgesetzt werden, die man irgendwann mal angefragt hat, wird man nicht darüber informiert. Nichtdestotrotz werden wir das Formular weiterhin benutzen. 😉

[Ueli]

vor 2 Stunden schrieb Ambrosius:

Mir fehlt die E-Mail Mailbox Integration nicht. Da gibts schon viele Angebote anderweitig (Hostpoint, Outlook.com, Gmail ...), die durchaus preiswert sind.

Hoi Thomas

Für uns im Vorstand wäre es schon wichtig, dass wir die gesamte E-Mail-Korrespondenz ausschliesslich mit unseren Vereinsadressen tätigen könnten, ohne unsere privaten E-Mail-Adressen preisgeben oder auf den umständlich klingenden Absender xy@meinverein.clubdesk.com ausweichen zu müssen.

Da ja ClubDesk mit dem Anspruch auf dem Markt ist, dass alle wichtigen Arbeiten mit einer Software erledigt werden können, wäre es einfach viel praktischer, wenn man Mailboxen nicht noch bei einem externen Anbieter betreiben müsste, um die längst etablierten Funktionalitäten eines vollumfassenden E-Mails-Dienstes nutzen zu können. So ist es für uns noch ein Murks.

vor 3 Stunden schrieb Ambrosius:

Da sähe ich lieber personalisierte E-Mails an Empfängergruppen so ähnlich wie z.B. Mailchimp und Co. Mit dem Bonus, dass man z.B. personalisierte Terminlisten aus dem Kalender integrieren könnte.

Die Ausweitung der Platzhalter-Funktionalität auf E-Mails ist in der Tat auch noch ein guter Wunsch, den ich soeben in der Wunschliste eingetragen habe. Hast du schon den Wunsch für den «Antworten»-Button getätigt😉?

Beste Grüsse
Ueli

[Ivo Birrer]

Am 22.5.2023 um 15:51 schrieb Valentin Schär:

Hallo zusammen,

Das Thema mit Platzhaltern in E-Mails wird immer wieder diskutiert, gern verlinke ich euch ein Statement von uns, wo wir hier die Schwierigkeiten sehen, aber auch warum es wichtig ist, diesen Wunsch weiterhin in unserer Wunschliste zu platzieren:

 

Hallo Valentin

Die Argumentation gegen personalisierte Mails kann ich nur mit Mühe nachvollziehen, denn aus meiner Sicht hinkt sie gewaltig. Bereits heute kann jeder "Clubdeskler" ein Mail an mehrere duzend (gar hundert?) Empfänger versenden, halt einfach nicht personalisiert. Aus meiner Sicht definiert sich ein Newsletter nicht auf Grund der personalisierten Anschrift, sondern lediglich an dessen Inhalt. Und hier wird es schwierig: Informiere ich meine Vereinsmitglieder - ob persönlich oder mit allgemeiner Anrede - über Neuigkeiten im Verein, dann ist das defacto nichts anderes als ein Brief mit Neuigkeiten (engl. Newsletter). Unter anderem verwenden wir genau für solche Anwendungszwecke eine Vereinsverwaltungssoftware wie Clubdesk.

Mir ist schon klar, dass Ihr Euch möglichst frei von der Spam-Thematik halten möchtet/müsst, aber genau so überzeugt bin ich davon, dass Eure Argumentation keinen Beitrag dazu leistet. Denn ob ich das Jahresprogramm per Mail mit der generischen Anrede "Liebe Alle" an 200 Vereinsmitglieder versende oder personalisiert an bspw. "Lieber Valentin", macht vom Inhalt her keinen Unterschied, wohl aber in der Art und Weise der Kommunikation.

Bevor nun ein Spitzfindiger daher kommt und sagt "ja aber, man kann doch auch Mails an Adressen versenden, die nicht in der Vereinsverwaltung erfasst sind": Ja, stimmt! Aber bei diesen erübrigt sich das Thema der personalisierten Mails, da die dazu nötigen Informationen per se nicht vorhanden sind. Insofern steht dieses Feature exklusiv den Vereinsadressen (Person, Firma) zur Verfügung.

Ich sehe die Gefahr des Missbrauchs dieser Funktion zum Versand von Spam als schlicht nicht gegeben. Die Anzahl potentieller Empfänger ist durch das bei Euch gebuchte Paket klar definiert (bspw. Clubdesk L sind max. 700 Adressen = max. 700 personalisierte Mails pro Versand).

@Andreas Kling schreibt im oben verlinkten Beitrag: "Und je mächtiger die Personalisierungsmöglichkeiten von E-Mails sind, um so attraktiver wird ClubDesk für Leute die illegale Werbe- oder Phishing-Mails verschicken wollen." Ich halte dagegen und sage, dass Clubdesk für jeden Verein dadurch an Attraktivität und Nutzen gewinnen würde.

Zu guter Letzt noch dies: Der ins Spiel gebrachte rechtliche Aspekt besteht so oder so! Ob die Mails nun personalisiert sind oder nicht spielt aus meiner Sicht dabei keine Rolle. Und auch der Datenschutz (falls der noch Thema würde) spielt mindestens in Bezug auf die Vereinsmitglieder insofern keine Rolle, da diese mit dem Beitritt sicher auch der Verwendung ihrer Daten zu Vereinszwecken zugestimmt haben.

Bearbeitet 25. Mai 2023 von Ivo Birrer