Warum landen Clubdesk Mails immer im Spam?

[gmenges]

Hi,

was man man machen oder was sollte Clubdesk machen bzw. ändern, damit die von Clubdesk verschickten Mails nicht immer im Spam landen? Zur Mitgliederinformation ist das echt mangelhaft, wenn nur die Hälfte die Mails korrekt erhält.

Beste Grüsse

GM

[npolomski]

Moin GM,

was im Spam landet und was nicht, ist eine Entscheidung des Empfängers und keine Einstellung beim Absender. Ich hatte mal das Problem, dass meine Emails bei einem Geschäftspartner im Spam gelandet sind, weil der Filter offensichtlich der Meinung war, dass mein Nachname, der mit "Po" anfängt, anstößig ist - alle anderen Kollegen aus meiner Firma sind nicht im Filter hängengeblieben.

Der beste und einfachste Weg ist es, wenn Du Deine Mitglieder bittest, den Emailabsender der Mitgliederinformation auf ihre Whitelist zu setzen, so dass Emails von dem Absender niemals Spam sind. Wenn Du mal darauf achtest, findet man das durchaus ab und zu bei Prozessen im Internet, bei denen jemand Dir gleich eine Email schicken will, z.B. Anmeldungen in irgendwelchen Portalen.

Leider keine "Knopfdruck und für immer erledigt"-Lösung für Dein Problem, aber etwas Besseres fällt mir nicht ein.

Schöne Grüße
Nils

[parzelle2]

Hi GM,

damit Dir überhaupt jemand helfen kann, wäre wichtig zu wissen: Bei dem kommt es denn nicht an bzw. bei wem landet es im SPAM? Nur bei Google, gmx, etc?

Grundsätzlich gebe ich Nils recht, es ist der Empfänger der entscheidet was SPAM ist und was nicht. Allerdings kann der Versender hier auch Dinge "falsch" machen, wodurch der Emfpänger vermuten kann, dass es SPAM ist.

Habt ihr Eure Domain direkt für Mails bei Clubdesk, oder nutzt Ihr die Clubdesk Domain?

[Hans-Ruedi Ruprecht]

Hier noch ein Hinweis betr. sicheren E-Mail Adressen https://help.clubdesk.com/de/#help_5_5 und mit ein Grund warum die Meldungen im Spam-Ordner landen.

[Ambrosius]

Zu beginn unserer ClubDesk Zeit hatten wir auch einige Rückmeldungen über e-Mails die im SPAM gelandet sind. Das hat sich nach einigen Monaten ziemlich gelegt.

Wie andere schon erwähnt haben hier: der Empfang wird auf der Empfänger-Seite gesteuert. Der/die Endbenutzer/-in hat meistens auch nicht wirklich viel Einfluss.

Wenn ich die E-Mails anschaue, die ich bei Hostpoint von ClubDesk empfange, dann kann ich in den Mail-Headers die Spamassassin-Headers anschauen. Die sehen gut aus. Auch sind SPF und DKIM korrekt konfiguriert. Viel mehr machen, kann man technisch auf der Sender-Seite wohl nicht.

Die Möglichkeit, die @Hans-Ruedi Ruprecht erwähnt, Domains als "Sichere Absender" einzutragen, ist sicher schön, aber sehe ich als nicht praktikabel an. Bei den einen Providern existiert eine solche Option, bei anderen nicht und dort wo sie existieren, heisst dieses "Feature" sicher auch anders und wo man es konfiguriert, steht dann wieder auf einem anderen Blatt. Bei mehr als 100 Mitgliedern sicher eine "Never Ending Story".

 

[Zahlmeister]

Das Einzige was der Empfänger tun kann, ist die Absender-Mailadresse (und damit den User bzw. die Rolle eines Mitglieds) in seinem Mail- bzw. Telefonadressbuch einzupflegen. Wenn eine Absenderadresse dem Empfänger per Adressbuch "bekannt" ist, sollte fortan die Mail des Absenders nicht mehr im Spam landen.

Mir ist jedoch klar, dass das eine recht ungewöhnliche und zeitintensive Vorgehensweise ist, als "Clubdesk-Admin" jedem Mitglied "nahezulegen", diverse Mailadressen in seinem Adressbuch zu hinterlegen. Da der Sender in diesem Fall aber ein "begründetes Interesse" hat, dass seine Mails zukünftig auch gelesen werden, ist es eine Sache der persönlichen Abwägung.

[PDC-uri]

Auch unsere Rechnungen landen regelmässig im GMX Spam.
Evtl. würde es sich mal lohnen von Seiten von ClubDesk auf GMX zuzugehen?

[Zahlmeister]

vor 25 Minuten schrieb PDC-uri:

Auch unsere Rechnungen landen regelmässig im GMX Spam.
Evtl. würde es sich mal lohnen von Seiten von ClubDesk auf GMX zuzugehen?

ich vermute, da kann der Support von Clubdesk wenig ausrichten. freie Mailhoster führen (soweit ich verstanden habe- Listen in denen Domains als vertrauenswürdig -oder eben auch gerade nicht- geführt werden. Nach welchen Kriterien sie eine Absender-Domain als vertrauenswürdig einstufen, weiß ich nicht. Es ist definitiv zielführender, wenn Clubdesk-Mitglieder oder Kontakte ihre Clubdesk Mailadressen untereinander in ihre Adressbücher aufnehmen. Mir ist durchaus klar, dass dies nicht für alle Nutzergruppen gleichermaßen einfach umzusetzen ist: Sponsoren zu bewegen, die "Empfänger" in ein Adressbuch aufzunehmen, dürfte schwierig sein...

[Ambrosius]

wenn ich Bekannten mit GMX glauben schenke, dann ist der GMX Spamfilter nicht immer wahnsinnig toll. Auch wenn man die Mails als SPAM oder Nicht-SPAM markiert landen bei denen E-Mails immer wieder am falschen Ort. Das nicht im Bezug speziell auf ClubDesk.

 

[PDC-uri]

Am 15.4.2024 um 11:13 schrieb Ambrosius:

wenn ich Bekannten mit GMX glauben schenke, dann ist der GMX Spamfilter nicht immer wahnsinnig toll. Auch wenn man die Mails als SPAM oder Nicht-SPAM markiert landen bei denen E-Mails immer wieder am falschen Ort. Das nicht im Bezug speziell auf ClubDesk.

 

Schon möglich, aber der vorgängige Kassier (hatte eine @outlook.com Adresse) konnte die Rechnungen auch an alle verschicken ohne im SPAM gelandet zu sein.
Evtl. liegt der Wurm eben doch auch ein bisschen bei Clubdesk. Ich habe auf https://www.mail-tester.com einen Test durchgeführt.
Der DMARC record fehlt.
Was wohl darauf zurückzuführen ist, dass ihr für jeden Club eine spezifische TLD führt und somit unmöglich für jede @CLUBNAME.clubdesk.com - eMail einen eigenen Dmarc record erstellen könnt?

Das Problem würde sich wahrscheinlich beheben, wenn wir auch bei euch die Website gehostet hätten..

[Ambrosius]

vor 7 Stunden schrieb PDC-uri:

Der DMARC record fehlt.
Was wohl darauf zurückzuführen ist, dass ihr für jeden Club eine spezifische TLD führt und somit unmöglich für jede @CLUBNAME.clubdesk.com - eMail einen eigenen Dmarc record erstellen könnt?

Das Problem würde sich wahrscheinlich beheben, wenn wir auch bei euch die Website gehostet hätten..

das wage ich zu bezweifeln, dass der fehlende DMARC Record das Problem behebt. Bisher weiss ich nur von Google/Gmail der es für Absender von Massen-Emails (>10'000 pro tag und absender oder sowas) erwartet/erfordert*, dass der DMARC gesetzt ist. was nicht heisst, dass es nicht eine gute Sache wäre. Wobei p=none aber auch sozusagen auch alle Kontrollen aussetzt.

Jedenfalls ist gemäss E-Mail Header bei Rechnungs E-Mails von Clubdesk alles i.O.:

X-Spam-Status: No, score=-2.0 required=4.0 tests=DKIM_SIGNED,DKIM_VALID,
	HP_VS_LEGIT,HTML_MESSAGE,SPF_HELO_PASS,SPF_PASS,T_SCC_BODY_TEXT_LINE
	autolearn=disabled version=4.0.0

und DKIM und SPF sind die beiden Checks, die für DMARC wichtig sind.

Gruss

Thomas

 

* https://blog.google/products/gmail/gmail-security-authentication-spam-protection/ , https://support.google.com/a/answer/81126

[Ivo Birrer]

Also der SPF-Record Eurer Mail-Domain @pdc-uri.clubdesk.com ist korrekt:

Daran kann es schon mal nicht liegen. Der DMARC Eintrag von Clubdesk stimmt ebenfalls:

Der DMARC-Validierungsprozess sieht vor, dass wenn eine Subdomain keinen DMARC-Record hat, geprüft wird, ob die Organisations-Domain (in diesem Fall clubdesk.com) über einen DMARC-Record verfügt. Wie gezeigt tut sie das. Deshalb werden Mails von @pdc-uri.clubdesk.com als "berechtigt" eingestuft. Somit ist eigentlich alles korrekt aufgesetzt.

Auch ein kurzer Blacklist-Check auf die IP 5.148.169.160 (gate1.clubdesk.com - ist der Mailgateway von Clubdesk) zeigt keine Auffälligkeiten, alles steht auf grün.

Eins muss man den Jungs und Mädels von Clubdesk lassen: sie haben ihre Hausaufgaben gemacht.

Wie schon von meinen Vorschreibern angemerkt, an Clubdesk und deren Einstellungen kann es eigentlich nicht liegen, viel eher an Mail-Providern wie GMX, welche ihre Hausaufgaben nicht richtig machen.

Gruss
Ivo

Bearbeitet 24. April von Ivo Birrer